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Frequently Asked Questions

Wie kann man Änderungen zum Vormonat oder einem Vorbericht aufzeigen bzw. zusammenstellen?

Mit den Differenzberichten aus PROBIS werden alle Änderungen (z. B. der Zuwachs) in einem ausgewählten Zeitraum dargestellt, z. B. Budgetverschiebungen, Änderungen des Beauftragungsstandes, der Zahlung, oder der Prognose.

Können Dokumente wie Aufträge oder Rechnungen in PROBIS hinterlegt werden?

Es ist möglich einen Hyperlink zu einem Dokument, welches auf einer Cloud oder in einem Dokumentenmanagement System gespeichert ist, zu hinterlegen.

Können Kennzahlen in einem Projekt hinterlegt werden?

Ja, man kann beliebig viele Kennzahlen (KPIs) in einem Projekt hinterlegen. Es ist möglich mit den hinterlegten Kennzahlen Berechnungen vorzunehmen.

Ist es möglich eine projektübergreifende (z. B. auf Konzern-Ebene) Mittelverwendungsplanung in PROBIS zu machen?

Ja, mithilfe des Multi-Cash-Flow Tools kann ein projektübergreifender Cash-Flow Plan / Mittelabflussplanung erstellt werden.

Können die Projekte nach bestimmten Kriterien gruppiert werden?

Ja, es ist möglich in jedem Projekt die wichtigsten Attribute w. z. B. Standort, Nutzung, Finanzierung usw. zu hinterlegen und diese als Filterkriterien in einem projektübergreifenden Kostenbericht zu verwenden.

Können mehrere Projekte miteinander verglichen werden?

Ja, PROBIS ist eine Multiprojektcontrolling Software. In einem Projektübergreifenden Kostenbericht können mehrere Projekte gemeinsam ausgewertet und Vergleiche über Differenzberichte vorgenommen werden.

Können User-Berechtigungen je nach User-Rolle im Projekt angepasst werden?

Das Berechtigungskonzept kann individuell bearbeitet werden. Es ist möglich Berechtigungen sowohl user- als auch usergruppenspezifisch einzustellen. Bestimmte Bearbeitungsbereiche oder Funktionen können für bestimmte User oder Usergruppen freigeschaltet werden.

Was ist der Prüfwert in PROBIS?

Der Prüfwert ist die Auftragsvergütung, mit welcher der Vertrag unterschrieben wurde.

Muss die Prognose gleich dem Auftragswert sein?

Nein, die Prognose kann sowohl oberhalb als auch unterhalb des Auftragswertes liegen, zum Beispiel wenn der Auftrag bereits mit einem niedrigerem Wert schlussgerechnet wurde. Die Prognose kann den Auftragswert übersteigen, wenn Nachträge oder Mehrkostenanmeldungen vorliegen, bzw. zu erwarten sind.

Kann die Prognose unter oder über dem Zahlungsstand liegen?

Die Prognose kann über dem Zahlungsstand liegen, jedoch nie umgekehrt. Sollte der Zahlungsstand die Prognose überschreiten, wird die Prognose automatisch auf den Zahlungsstand angepasst. Bei der Schlussrechnung einer Position wird die Prognose dem Zahlungsstand gleich gesetzt.

Kann die Prognose unter oder über dem Budget liegen?

Ja, wenn diese Möglichkeiten vom Admin zugelassen werden, dann wurde die Differenz als Reserve ausgewiesen.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Prognose?

Das Budget ist die für das Projekt hinterlegte Budgetermittlung oder das Initialbudget aus calculate. Die Prognose entsteht aus dem Zusammenspiel von Budgetverwaltung, Auftragsmanagement sowie Abrechnung und gibt wieder, wie viel Geld in der Tat benötigt wird, um das Projekt fertigzustellen.

Sprache - Wie kann ich die Sprache von PROBIS anpassen?

Um die Sprache zu ändern, öffnen Sie auf der Multiprojektansicht (nicht innerhalb eines Projekts) in der Menüleiste das Tab „Bearbeiten –> Einstellungen“. Dort können Sie unter „Allgemein –> Sprache“ die Sprache von PROBIS ändern.

Rechnungssumme - Ich habe eine Rechnung angelegt, es ändert sich aber nichts an meiner Zahlungssumme, wieso?

Kontrollieren Sie bitte, ob der Haken „Rechnung geprüft“ im Tab Rechnungen gesetzt wurde. Nur dann ist die Rechnung geprüft und kann Einfluss auf die Zahlungssumme nehmen. Im zweiten Schritt können Sie auch die Einbehalte im Rechnungsschlussblatt der jeweiligen Rechnung nachvollziehen. Möglicherweise ist hier ein Einbehalt genommen, weshalb Ihre Zahlungssumme nicht gleich Rechnungssumme ist.

Kataloge - Was sind Kataloge?

Kataloge können Sie als Filterkriterien verstehen. Sie wollen einen Datensatz filtern? Dann muss dieser Datensatz Kriterien besitzen, nach denen Sie filtern können. Beispielsweise kann man den Datensatz „Kostenelemente“ mit dem Filterkriterium DIN 276 oder Teilobjekt (Ort w. z. B. Bauteil 1) erweitern. Sie können dann nach Elementen dieses Datensatzes filtern. (Beispielsweise alle Elemente mit Kostengruppe 300 oder alle Elemente mit der Zuordnung Bauteil 1). Die Zuordnung von Filterkriterien geschieht in PROBIS in der Kostenermittlung, hier werden Kostenelemente beim Import mit Filterkriterien, den sog. Katalogelementen, verknüpft.

Codeeditor - Was ist der Codeeditor?

Der Codeeditor hilft Codestrukturen und damit Gliederungen von Datensätzen zu erstellen. Da der Codeeditor eine hilfreiche Unterstützung aber auch eine wichtige Definitionsgrundlage ist, empfehlen wir das Hilfe-Video: Der Codeeditor.

Code/Codestruktur - Was ist ein Code?

Ein Code definiert ein Datensatzelement. Legen Sie zum Beispiel einen neuen Auftrag an, so definieren Sie diesen eindeutig, indem Sie ihm einen Code zuweisen. Ein Code muss immer eindeutig sein. Er kann beliebig gewählt werden, muss aber konsequent verfolgt werden.

Titel - Wie kann mich meine Titel sinnvoll gliedern?

Eine sinnvolle Gliederung der Auftragstitel ist abhängig vom jeweiligen Auftrag und dessen Struktur. Wichtig ist eine sinnvolle und durchdachte Gliederungsstruktur („Codes“) für die Gliederungstitel. Wir empfehlen 01 Hauptauftrag, 02 Nachtrag, 03 Erwartete Mehrkosten, 09 Reserve.

Nachträge - Ich möchte einen Nachtrag anlegen, wie funktioniert das?

Das Anlegen eines Nachtrages funktioniert wie das Anlegen eines Auftragstitels. Unter Tab Auftrag im betreffenden Auftrag einen neuen Titel als Nachtrag anlegen. Hierzu gibt es ein Hilfe-Video: Aufträge und Titel. Lediglich muss man beachten, dass der Titeltyp des Auftragstitels durch das Dropdownmenü zum Typ = Nachtrag geändert wird. Bedenken Sie bitte bei der Bearbeitung auch den Status des Nachtrages.

Datenvalidität - Meine Werte stimmen nicht, wie kann das sein?

Durch einige Vorkommnisse können valide Daten wirken, als hätte sich ein Fehler eingeschlichen. Versuchen Sie doch zuerst das Projekt zu aktualisieren (F5). Auch das Neuberechnen (F9) eines Projekts bringt manchmal Licht ins Dunkel. Ansonsten ist es hilfreich die Historie-Funktion der einzelnen Tabs zu nutzen, um bestimmte Änderungen am Projekt sichtbar zu machen.

Serververbindung herstellen - Wie kann ich eine Serververbindung erstellen?

Zur Erstellung der Serververbindung benötigen Sie die genaue Adresse Ihres Zugangsservers, erfragen Sie diese bitte bei Ihrem Systemadministrator. Zur Erstellung der Serververbindung finden Sie eine detaillierte Vorgangsbeschreibung in der Hilfe Datei (F1 in PROBIS) oder in unserem Hilfe-Video: Serververbindung herstellen.

Hilfe - Ich brauche Hilfe die über das FAQ, die Hilfe-Datei und die Hilfe-Videos hinausgeht. Wo finde ich diese?

Kontaktieren Sie uns gerne unter den Support Adressen Tel.-Nr. +49 (0) 30 610822 777 oder E-Mail: probis@emproc.de.

Kostenermittlung importieren - Wie kann ich eine Kostenermittlung nach PROBIS importieren?

Das Hilfe-Video: Kostenermittlung importieren zeigt Ihnen detailliert wie Sie Kostenermittlungen in PROBIS importieren können. Beachten Sie dabei die genaue Zuordnung der einzelnen Importregeln. Die Kostenberechnung finden Sie in der Ansicht Kostenberechnung im Tab Budget.

Gesamtzahlungssumme - Wo finde ich meine Gesamtzahlungssumme?

Die Gesamtzahlungssumme können Sie im Tab Projekt unter der Überschrift: Projektsummen in der letzten Zeile der Tabelle ablesen. Denken Sie bitte auch an ihr Skonto.

Kostenbericht - Ich möchte einen Kostenbericht ausdrucken, wie funktioniert das?

Die Erstellung des Kostenberichtes wird in unserem Hilfe-Video: Der Kostenbericht erklärt. Das Drucken des Berichtes erfolgt über die „Kostenbericht erstellen-Ansicht“ im Tab Berichte durch den Button „Druckvorschau“.

Farbgestaltung - Wie ändere ich die Farbe von PROBIS?

Um die Farbe zu ändern, öffnen Sie auf der Multiprojektansicht (nicht innerhalb eines Projekts) in der Menüleiste das Tab „Bearbeiten –> Einstellungen“. Dort können Sie unter „Allgemein –> Farbschema“ die Oberflächenfarbe ändern.

Benutzersteuerung - Ein Mitarbeiter soll mir bei der Bearbeitung eines Projektes helfen, wie kann ich ihn freischalten?

Wenden Sie sich bitte dazu an Ihren Systemadministrator. Sollten Sie selbst der Systemadministrator sein, können Sie im Projekt in der übergeordneten Menüleiste unter „Bearbeiten –> Benutzersteuerung“ durch den Plus-Button Benutzer zum Projekt hinzufügen. Können Sie einen Benutzer nicht finden, wenden Sie sich bitte an den Support.

Budgetverfügbarkeit - Wieso sehe ich „meine“ Projekte nicht?

Um umfänglich alle Projekte zu sehen für die Sie eine Berechtigung haben, müssen Sie eine Serververbindung herstellen. Wie das funktioniert, ist in einem unserer Hilfe-Videos: Verbindungsmanager erklärt. Haben Sie eine Serververbindung hergestellt und sehen „Ihr“ Projekt trotzdem nicht, kann das auch an der Berechtigungsstruktur liegen. Wenden Sie sich dann bitte an Ihren Systemadministratoren.

Budgetverfügbarkeit - Wo sehe ich über wie viel Budget ich verfüge?

Es gibt diverse Möglichkeiten die Budgetverfügbarkeit zu betrachten. Das Gesamtbudget ist im Tab Budget und der Ansicht Kostenermittlung von PROBIS zu entnehmen, sofern eine Kostenermittlung in PROBIS angelegt ist. Darüber hinaus ist es möglich das Budget und seine Verteilung durch einen Bericht, diverse Berichte / Filtermöglichkeiten / individuelle Auswertungen, einzusehen. Die Erstellung des Berichts ist in einem unserer Hilfe-Videos: Der Kostenbericht erläutert.

Wie exportiere ich einen Bericht?

Nach der Berichterstellung (Reiter Bericht/ Bericht auswählen, drucken) kann dieser u.a. als Excel-Datei exportiert werden. Hierzu wird im ersten Schritt der Bericht auf der virtuellen Laufwerk-Ebene abgespeichert (es handelt sich hierbei nicht um die lokale Desktop-Ebene). Damit sind Ihre Berichte virtuell abgespeichert und unabhängig vom Rechner verfügbar. Im zweiten Schritt wird über die PROBIS-Taskleiste der Bericht auf die Desktopebene abgespeichert und kann von dort weiter bearbeitet werden.

Wo finde ich Schulungsvideos zu PROBIS?

Nach erfolgreicher Anmeldung kann das Benutzerhandbuch über die Taste F1 oder im übergeordneten Menüband "Hilfe" aufgerufen werden, unter Punkt 16 sind die Videos zu finden. Darüber hinaus kann der technische Support über probis@emproc.de oder unter Tel.-Nr. +49 (0) 30 610822 777 erreicht werden.

Können kundenspezifische Informationen hinterlegt werden?

Ja. Am übergeordneten Projekt können kundenspezifische Attribute (z. B. interne Projektnummer und KPIs) mitgeführt und ausgewertet werden. Innerhalb des Projektes können benutzerdefinierte Spalten angelegt und verwaltet werden (z. B. permanenter Dokumentenlink bei Abrechnungen).

Wie viele Projekte kann ich mit einer Lizenz bearbeiten?

Mit einer Volllizenz können Sie Einblick in all Ihre Projekte (n-Projekte parallel über das MultiProjektControlling) haben. Je nach Zuteilung der Nutzerrechte.

Kann ich eine Liquiditätsplanung erstellen?

Ja. Über das Cash-Flow Modul aus PROBIS können Sie Ihre Liquiditätsplanung monatsgenau bis auf die Auftragsposition erstellen. Unterstützt wird Ihre manuelle Eingabe auf Wunsch auch durch automatisch generierte Verteilungskurven.

Kann ich einen Rechnungsprüfungsprozess mit PROBIS darstellen?

Über das Workflow-Modul können individuelle Rechnungsworkflows gestaltet werden. Ob automatisch per E-Mail oder manuell hochgeladen, die Rechnung wird per OCR ausgelesen und kann auf Grundlage Ihrer Konzernanforderungen der Reihe nach bearbeitet werden.

Können User die Datenbank gleichzeitig bearbeiten?

Anders als eine einfache Excel-Tabelle bietet die Datenbank die Möglichkeit, dass mehrere User gleichzeitig und ohne Zeitverzug parallel in der Datenbank arbeiten können.

Nach wie vielen Dimensionen (Katalogen) lässt sich ein Projekt auswerten?

PROBIS richtet sich bezüglich der Auswertung nach Ihren Anforderungen und dem erzeugten Datenwürfel. Sie können Ihr Projekt für unkomplizierte Bauvorhaben nach nur einer Dimension (Katalog), oder mit bis zu n-Dimensionen für komplexe Infrastrukturprojekte, oder ganze Quartiersentwicklungen aufbauen. Eine Dimension (Katalog) ist zum Beispiel die DIN 276, das Bauteil, der Kostenträger, die Gesellschaft, das Standardleistungsbuch etc..

Verfügt PROBIS über eine Terminschnittstelle?

Ja, PROBIS kann csv Dateien aus MS Project oder anderen Terminsoftware-Programmen importieren. Mit dem Modul Project Clock lassen sich Meilensteine und Gant Charts erzeugen und in der Meilenstein-Trend-Analyse auswerten.

Bautenstand - Was bebeutet Bautenstand?

Der Bauzustand zum Stichtag des baulichen Fortschritts bei der Errichtung, Sanierung oder auch Modernisierung des Bauwerks.

Wie lange dauert es das System PROBIS zu installieren bzw. onzuboarden?

Prinzipiell lässt sich das System innerhalb von Stunden auf einen Kunden berechtigen. Sind Datenschnittstellen und individuelle Prozesse notwendig, so werden diese Themen in einem Kick-Off Gespräch erörtert.

Wer braucht eine PROBIS Volllizenz?

User die mit PROBIS Daten verändern oder freigeben wollen, benötigen eine Volllizenz. User die nur auswerten, reicht eine Leselizenz.

Was ist die PROBIS Kostendatenbank?

Die Kostendatenbank aus PROBIS gibt Ihnen Zugriff auf Benchmarks nach DIN erste Ebene, Assetklasse, Bauteil, Ort und Qualität. D.h. sollten Ihnen die Kennwerte aus Ihren Parallelprojekten nicht ausreichen, können Sie diese Benchmarks aus der Datenbank hinzukaufen.

Wie viele Projekte können User in PROBIS gleichzeitig bearbeiten?

Volllizenz-User können eine beliebige Anzahl von Projekten in PROBIS anlegen und parallel bearbeiten.

Was ist der Unterschied zw. einer Voll- und Leselizenz?

Volllizenz: Der Anwender hat das Recht, alle Features (z. B. Projekt anlegen, Prognose ändern) der Software zu nutzen, zu überarbeiten und anzupassen / Leselizenz: Der Anwender hat das Recht ein Projekt zu analysieren und Reports zu ziehen, ohne Anpassungen vornehmen zu können.

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