"Die Software allein ist nur der Anfang" – PROBIS ist der digitale One-Stop-Shop fürs Projektcontrolling

Die digitale Transformation von Quantity Surveying und Benchmarkingprozessen scheint auf den ersten Blick unkompliziert. Man implementiert die entsprechende Software und schon kann das digitale Kostenmanagement beginnen. Ganz so simpel ist es jedoch nicht. Die Software allein ist nämlich noch keine Garantie für erfolgreiches Projektcontrolling. Neben der Software, die das Grundgerüst des Projektmanagements bildet, müssen Strukturen, Arbeitsabläufe und die Planung der Kosten beachtet werden.

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Welche Prozesse können mittels Projektcontrolling-Softwares digitalisiert werden?

Wo befinden sich mögliche Fallstricke?

Welche Schritte müssen hin zu einer komplett digitalen Kostenüberwachung getätigt werden?

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Diesen und weiteren Fragen widmen wir uns im folgenden Blogbeitrag.
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Beratung/Consulting

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Die Software allein ist jedoch nur ein kleiner Teil der Digitalisierung von Monitoringprozessen. Kostensicherheit, Risikominimierung und Erlöse können nur durch eine gute Planung und Strukturierung Ihrer Immobilienprojekte garantiert werden. Daher ist es für uns bei PROBIS selbstverständlich, dass wir unseren Kunden bei der Implementierung der Software beratend zur Seite stehen. Dafür ist es wichtig, Nutzer:innen zur Strukturierung und Optimierung der digitalen Prozesse und der übergreifenden Steuerung an die Hand zu nehmen. Die Fachexpertise unserer Kundenberatung speist sich dabei aus allen Schwesterunternehmen, die unter dem Schirm von PROBIS/emproc firmieren. Dieser umfangreiche Erfahrungspool ermöglicht ganzheitliches Consulting und deckt das gesamte Leistungsspektrum für die Immobilienwirtschaft ab.

Wir stellen nicht nur die Software zur Verfügung, die von Controllern für Controller entwickelt wurde, sondern bieten die Beratungsleistungen an, die notwendig sind, um mit Ihnen gemeinsam eine Struktur zu finden, die Ihren Projekterfolg garantiert. Ein Beispiel dafür ist das sogenannte „Prozess Mapping“, bei dem digitalen Prozesse und Arbeitsabläufe ausgearbeitet werden.

Dafür muss zunächst definiert und geplant werden, welche Rolle eine Geschäftseinheit und deren Ressourcen in einem Projekt einnehmen, wer für die Projektdurchführung verantwortlich ist und nach welchem Standard ein digitaler Geschäftsprozess abgeschlossen werden soll. Definition und Optimierung der digitalen Arbeitsprozesse führen dann dazu, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Zeitverzögerungen können verhindert werden, die Kostensicherheit steigt. Durch Optimierungen von beispielsweise Rechnungsprüfungs-Abläufen können Skonto-Fristen eingehalten und unangenehme Mahngebühren vermieden werden.

Datenmigration

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Die wenigsten Unternehmen oder Projekte starten jedoch direkt mit gleichzeitiger Verwendung eines digitalen Controlling-Tools. Daher sammeln sich im Laufe der Zeit eine Vielzahl an Daten von laufenden oder fertigstellten Projekten an, die zunächst in das neue Projektcontrolling-Tool eingespeist werden müssen. Da diese Daten oftmals bei der Planung neuerer Projekte und der Festlegung von KPIs eine wichtige Rolle spielen. Und hier bekommen viele Nutzer:innen Probleme. Die Zusammenführung und Übertragung von Daten aus alten Anwendungen und Excel-Dateien ist in der Regel sehr zeitaufwändig und bringt oftmals das Problem fehlender Datenkonsistenz mit sich. Dabei ist diese der Schlüssel zur Kostensicherheit. Nur konsistente Daten beinhalten die notwendigen Informationen, um Transparenz und Vollständigkeit zu gewährleisten. Als Lösung dafür prüfen die Spezialist:innen von PROBIS noch vor Implementierung Ihre Projektdaten auf Vollständigkeit und beraten Sie beim Aufsetzten neuer digitaler Prozesse. Bereits vor Beginn Ihrer Projektarbeit mit PROBIS unterstützen und begleiten wir Sie auf dem Weg zum Projekterfolg. Das Herstellen von Grundlagen vor der Projektbearbeitung steht bei uns an vorderster Stelle.

Beratung, Prozesse, Datenmigration, Prozess Mapping, Schnittstellen und Reporting – All diese Punkte können also Probleme bei der erfolgreichen Implementierung von Projektcontrolling-softwares darstellen. Wir bei PROBIS haben es uns daher zur Aufgabe gemacht, unsere Kunden in all diesen Prozessen zu begleiten und als One-Stop-Shop jederzeit beratend zur Verfügung zu stehen. Unsere Expert:innen haben jahrelange Erfahrung im Controlling, um Sie bei Ihren digitalen Projekten zu unterstützen. Die Leistung reicht von der Kostenplanung, über Datenprüfung, Datenmigration, Prozess Mapping, Beratung, Software-Implementierung, Schulung und Steuerung bis hin zum übergeordneten Reporting.

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